Un véritable partenaire pour l'organisation de votre cabinet
Déléguer l'accueil de son cabinet est une décision importante.
Ce n'est pas seulement une question de temps gagné, mais aussi d'image, de confiance, et de ce que vos patients ressentent dès la première seconde où ils décrochent leur téléphone.
Les autres secrétariats répondent au téléphone. Alexandra Secrétariat représente votre cabinet.
Ce n'est pas la même chose. Et vos patients le ressentent.
Chaque appel est traité avec la rigueur, la discrétion et la bienveillance que vous attendez pour votre patientèle, dans le respect strict de vos consignes et de votre organisation.
Accueil téléphonique externalisé
Vos patients sont accueillis par une voix humaine et professionnelle à chaque appel, même lorsque vous êtes en consultation, en déplacement ou absent du cabinet.
Je prends en charge la réception de vos appels selon vos consignes précises : présentation de votre cabinet, réponses aux questions courantes, orientation des demandes urgentes.
Vos patients ne tombent jamais sur une messagerie impersonnelle.
Ce service s'adapte à votre amplitude horaire et à votre spécialité.
Gestion d'agenda
Je gère la prise, la modification et l'annulation de vos rendez-vous directement dans votre agenda en ligne (Doctolib, Maiia, ou autre logiciel utilisé par votre cabinet).
Vos créneaux restent organisés selon vos règles : durée des consultations, temps de pause, types de rendez-vous acceptés.
Cette gestion à distance vous libère du temps administratif tout en garantissant à vos patients une prise de rendez-vous simple et rapide, sans double réservation ni erreur de planning.
Permanence téléphonique
Une ligne toujours disponible pour votre cabinet, y compris en dehors de vos horaires d'ouverture, pendant vos congés ou lors de pics d'appels.
Cette permanence assure à vos patients une réponse fiable à tout moment, sans jamais surcharger votre secrétariat interne si vous en avez un.
Je m'adapte à vos besoins ponctuels ou récurrents, pour une couverture téléphonique sur mesure qui préserve votre image professionnelle en toutes circonstances.
Rappel de rendez-vous
Je contacte vos patients avant leur rendez-vous pour confirmer leur présence, réduisant ainsi le nombre de rendez-vous manqués et les créneaux perdus dans votre planning.
Ce rappel peut se faire par téléphone ou par SMS, selon votre préférence, et inclut si besoin des informations pratiques (documents à apporter, adresse du cabinet, consignes spécifiques).
Un service simple qui améliore directement l'organisation de votre journée et le respect de vos rendez-vous.
Service uniquement sur demande.
Secrétariat administratif
Au-delà des appels, je peux prendre en charge certaines tâches administratives liées à votre activité : gestion de courriers, mise à jour de dossiers patients, envoi de documents ou de rappels par email.
Ce service s'adapte à vos besoins spécifiques et vient compléter l'accueil téléphonique pour un accompagnement plus global de votre organisation quotidienne, vous permettant de vous concentrer pleinement sur vos consultations.
Comment est activé votre télésecrétariat à distance ?
1
Je créé votre pré-décroché personnalisé, votre répondeur et je récupère l'accès à votre agenda en ligne.
2
Vous me transmettez vos consignes de prise de rendez-vous : durée des créneaux, motifs de consultation, urgences à filtrer.
3
Vous redirigez votre ligne vers le numéro dédié que je vous aurez fourni, sans changer votre numéro habituel.
4
Alexandra Secrétariat prend en charge l'accueil téléphonique de vos patients, avec le sourire, en votre nom.
Un renfort discret pour votre secrétariat ?
J'accompagne aussi les cabinets disposant déjà d'une secrétaire sur place.
J'interviens pour soulager votre équipe lors des pics d'activité, prendre le relais en cas d'absence (congés, arrêt maladie) ou simplement fluidifier la gestion quotidienne des appels.
Pendant ce temps, votre secrétariat reste concentré sur l'accueil et l'organisation du cabinet, tandis que j'assure la continuité de l'accueil téléphonique pour vos patients.
Concrètement, vous gagnez en sérénité sans modifier votre organisation interne.
Chaque cabinet est unique. Un accompagnement pensé pour le vôtre
Une secrétaire qui vous connaît, pas une plateforme anonyme
Une parfaite maîtrise des outils médicaux et des spécificités de votre secteur
Un accueil patient plus humain : chaque appel est écouté, pas chronométré
Une réactivité immédiate en cas de changement de consignes ou de rappel urgent
Et si vous pouviez déléguer
sans jamais perdre le contrôle ?
Vous restez décisionnaire : je m'adapte à vos habitudes, à votre organisation et à vos consignes, pour prolonger votre manière d'accueillir vos patients — pas pour l'imposer.
Autrement dit, vous déléguez sans subir de changement dans votre fonctionnement quotidien.
Mon objectif est simple : vous permettre de déléguer la gestion des appels en toute confiance, tout en offrant à vos patients un accueil professionnel et attentif.
Nathalie. B, sage-femme
« Un service sérieux, humain et parfaitement adapté aux spécificités du secteur médical. Mes patientes ne se rendent même pas compte que l'accueil est externalisé, tellement c'est bien fait. »
Envie d'une prise en charge encore plus premium ?
Certains cabinets ont besoin d'une gestion des appels particulièrement rapide, sans aucun délai d'attente.
Grâce à l'option Premium, votre cabinet passe en tête de file sur chaque action : réception d'appels, rappels de patients, mise à jour de consignes ou demandes urgentes.
Vos besoins sont traités en priorité absolue, pour une organisation plus fluide et une réactivité optimale au quotidien.