FAQ
Vous avez des questions avant de vous lancer ? C'est normal.
Voici les réponses aux questions que me posent le plus souvent les professionnels de santé.
1
Comment fonctionne la prise en charge de mes appels ?
Vos patients appellent votre cabinet comme habituellement.
Leur appel est automatiquement redirigé vers moi via un transfert téléphonique.
Je réponds en votre nom, selon le script que nous aurons défini ensemble.
Vos patients n'ont aucune idée que c'est une télésecrétaire externalisée, ils pensent appeler directement votre cabinet.
2
Travaillez-vous avec mon logiciel d'agenda ?
Je travaille avec Doctolib, Maiia, Clic Rdv, WZ Agenda ...
Et la plupart des logiciels de gestion de cabinet.
Si vous utilisez un autre outil, nous trouverons une solution adaptée.
3
Mes patients sauront-ils qu'ils parlent à une télésecrétaire ?
Seulement si vous souhaitez le mentionner.
Par défaut, je réponds en votre nom et au nom de votre cabinet.
Ma confidentialité est totale.
4
Respectez-vous le secret
médical ?
Je suis formée aux exigences du métier.
Toutes les informations sont traitées avec la plus stricte discrétion et ne sont jamais transmises à des tiers.
5
Comment garantissez-vous la confidentialité des données patients ?
Je respecte scrupuleusement le RGPD.
Toutes les informations transmises sont traitées de manière sécurisée et confidentielle.
Un accord de confidentialité peut être signé sur demande.
6
Quelles sont vos heures de disponibilité ?
Je suis disponible du lundi au vendredi de 8h à 12h30 et de 14h à 18h.
Des plages horaires personnalisées peuvent être définies selon vos besoins.
En dehors de mes horaires ?
Le répondeur indique mes horaires de disponibilité et, si nécessaire, oriente les patients vers le 15 ou les urgences en cas de besoin médical urgent.
Pendant mes congés ?
Votre accueil téléphonique n'est jamais interrompu. Je travaille en binôme avec une personne de confiance qui assure la continuité du service pendant mes absences, avec les mêmes consignes et le même niveau d'exigence que d'habitude.
7
Comment se passe la mise en place ?
Nous organisons un appel pour tout mettre en place.
Je configure tout de mon côté.
Vous êtes opérationnel sous 48h. Vous ne changez pas de numéro de téléphone.
Un transfert d'appel est mis en place vers une ligne qui sera dédié à votre cabinet.
La configuration est gratuite.
8
Y a-t-il un engagement
minimum ?
Aucun engagement de durée.
Un contrat est signé pour formaliser notre collaboration, mais vous restez libre d'arrêter à tout moment avec un simple préavis de 15 jours.
9
Facturez-vous la TVA ?
Non. TVA non applicable en vertu de l'article 293 B du CGI.
10
J'ai peu d'appels. Puis-je quand même faire appel à vous ?
Quand le volume d'appels est faible, chaque appel prend d'autant plus d'importance.
Sans secrétaire présente à vos côtés, impossible de rappeler ce patient qui a essayé de vous joindre pendant que vous étiez occupé avec quelqu'un d'autre. Et pour un cabinet de taille modeste, perdre un seul patient peut avoir un vrai impact sur l'activité.
C'est pour cela que mon accompagnement se calibre sur votre réalité.
11
Prenez-vous le relai pendant mes absences ?
Que vous soyez en déplacement, en formation ou en congés, vos patients continuent d'être pris en charge.
Votre accueil téléphonique ne s'interrompt jamais.
12
Et si j'ai déjà une secrétaire sur place ?
Aucun souci, mon accompagnement n'a pas vocation à la remplacer, mais à la seconder.
Une secrétaire présente au cabinet ne peut pas être au comptoir et au téléphone en même temps : je prends le relais sur les créneaux où elle est indisponible (pause déjeuner, congés, pic d'appels, patient à l'accueil), pour qu'aucun appel ne soit perdu.
Vos consignes sont transmises au même titre qu'à toute personne qui répondrait pour votre cabinet, et les appels basculent généralement vers moi uniquement lorsque votre ligne est occupée ou reste sans réponse.